Im März 2021 ist Lampenwelt mit uns in Kontakt getreten, da sie Unterstützung bei der Cloud Migration von Jira und Confluence suchten. Hauptgrund für die Migration war das bevorstehende User Upgrade von 250 auf 500 User. Eine Migration in die Cloud hatte Lampenwelt auf Grund der End of Life Strategie von Atlassian sowieso geplant und das User Upgrade war eine günstige Gelegenheit. Ziel war es, die Migration von den 250 Usern, den Apps, SSO und dem kleinen Teil Customizing mit Hilfe von APTIS und Atlassian möglichst schnell durchzuführen.
Also hat unser Atlassian Solution Team unter der Leitung von Astrid Sieben das Projekt inkl. Organisation und Umsetzung übernommen.
In einem ersten Gespräch haben wir die Möglichkeiten in der Cloud und die Voraussetzungen & Restriktionen seitens Lampenwelt analysiert. Auf Basis dieser Analyse haben wir mit Hilfe von einer Migrationshelferin von Atlassian und der Migrations Checkliste von Atlassian gemeinsam mit Lampenwelt eine erste Bestandsaufnahme gemacht, eine Migrationsstrategie festgelegt und die benötigten Lizenzen für Produkte und Apps, die in der Cloud benötigt werden, besprochen. Auch die Themen Datensicherheit und Zugang haben wir im Voraus abgeklärt.
Nachdem diese Vorarbeit getan war, hat IT Projektleiter bei Lampenwelt Marc Fröhlich angefangen erste interne Vorprüfungen und Test Migrationen durchzuführen. Durch dieses Testen, haben sich einige kleinere Probleme aufgetan, die wir aber schnell gelöst hatten. Ein größeres Problem dagegen war die Synchronisation der User.
Bei einer Migration ist es sehr wichtig, dass es keine doppelten User im System gibt, denn ansonsten scheitert die Migration. Es darf immer nur eine E-Mail Adresse pro User geben. Um das zu gewährleisten mussten alle User manuell oder per Script überprüft und doppelte entfernt werden. Diese hauptsächlich manuelle Arbeit kostete mehr Zeit als ursprünglich erwartet, konnte aber dank Atlassian Solution Engineer Janco von APTIS letztendlich gelöst werden.
Mit Hilfe einiger Tipps und Best-Practices von Atlassian hat Marc Fröhlich dann am 29.04.21 eine erste komplette Test Migration durchgeführt. Noch grobe Fehler wurden direkt dokumentiert und gelöst. Nach diesem Erfolg haben wir direkt mit Atlassian und Lampenwelt eine Roadmap für die Aufgaben und Deadlines bis zur eigentlichen Migration erstellt.
Einen Tag vor der Migration haben wir zur Sicherheit noch einmal einen Test durchgeführt, bei dem aber alles wie erwartet funktioniert hat. Am 7. Mai wurde dann die Migration von uns durchgeführt. Alles verlief wie erwartet. Auch erste Tests ergaben keine Auffälligkeiten oder Probleme.
„APTIS hat uns bei der Migration auf unkomplizierte, freundliche und professionelle Art unterstützt. Ohne diese Hilfe wäre dieser Vorgang nicht so reibungslos verlaufen. Hervorzuheben ist auch das weitreichende Netzwerk von APTIS bis hin zu Atlassian selbst!“
-Marc Fröhlich, IT Projektleiter
Nach dem Wochenende und einer ausgiebigen Prüfung bei der keine Probleme aufgetaucht sind, wurde die Migration für erfolgreich erklärt.
Innerhalb von 6 Wochen inkl. Vorgesprächen, Tests, Problembehebung und Durchführung haben wir in enger Zusammenarbeit mit allen Beteiligten diese erfolgreiche Migration durchgeführt. So macht Migration Spaß. Die User haben nicht viel mitbekommen und wurden von Lampenwelt anschließend in die Cloud eingewiesen. Und Lampenwelt konnte problemlos das Update auf 500 User in der Cloud durchführen und gleichzeitig direkt die neue Epic Sum Up Cloud Version austesten.
Wir freuen uns über diese erfolgreiche Zusammenarbeit und wünschen Lampenwelt viel Spaß und Erfolg in der Cloud.
